Logistique événementielle : quel est le rôle de ce prestataire ?

Un événement est caractérisé par le rassemblement d’un nombre importants de personnes dans un même lieu, durant un temps court. On mobilise également généralement un ensemble de prestataires techniques, de matériel et de ressources qui doivent être pleinement opérationnels au bon moment pour faire de l’événement un succès. C’est là que peut entrer en scène la logistique événementielle, démarche qui vise à articuler l’ensemble des ressources permettant la réussite d’un événement. Découvrez les enjeux de cette organisation de projets avec Lya Pro, spécialiste de la logistique événementielle.

Un événement : une organisation complexe dans un temps court

Par sa nature, un événement ne donne pas le droit à l’erreur. En effet, ce type de manifestation se déroule dans un temps relativement serré. Cela signifie que si une ressource matérielle ou un prestataire fait défaut (sonorisation qui lâche, éclairage défectueux, technicien absent…), il est généralement difficile de rebondir et de trouver une solution de repli.

Imaginez organiser un concert durant lequel la régie son ne fonctionne pas ou le stock de boisson n’a pas été renouvelé. Un seul point faible et c’est tout l’événement qui est impacté. La problématique à beau être mineure, les participants à l’événement ne retiendront que cet échec.

Il est alors impératif de mettre en place une organisation rigoureuse en amont de ma manifestation pour anticiper ce type de problématiques et assurer que toutes les ressources essentielles seront pleinement mobilisables le jour de l’événement.

La logistique événementielle : organiser la production d’un événement

La logistique évènementielle est la transposition de la logistique (organiser et optimiser les flux de production), appliquée au monde de l’événementiel.

En d’autres mots, il s’agit tout d’abord d’identifier les ressources et compétences qui seront nécessaires pour le succès de l’événement (techniciens son et lumière, sonorisation, éclairage, location d’une salle de réception, installation d’une scène, espace restauration et bar, micro, parking) mais également les aspects administratifs (déclaration en préfecture, à la mairie…).

Ensuite, le prestataire en logistique événementiel, se charge d’assurer le bon acheminement de ces ressources en temps et en heure sur le lieu de l’événement et dans le bon ordre. Il assurera par exemple que la structure scénique arrivera avant l’éclairage et que le technicien sera présent pour les installer.

Une fois l’événement terminé, le logisticien organise le bon démontage et rapatriement du matériel et le retour des techniciens.

En résumé, le logisticien s’assure de gestion de projet, d’évaluation technique de besoin, de stockage, transport, montage et démontage de matériel et surtout de son exploitation et de sa configuration lors de l’événement.

La logistique événementielle peut s’appliquer dans différents types de manifestations qui nécessite une organisation avec un peu de complexité :

• Evénement sportif
• Séminaire d’entreprise
• Rendez-vous institutionnel
• Réception privée
• Organisation d’un concert
• Mise en place de spectacle

A chaque événement sa logistique

Une des caractéristiques de la logistique événementielle est que chaque prestation est totalement différente. En effet, un événement est constitué de nombreux paramètres qui ont une forte influence les uns sur les autres :

• La nature de l’événement
• Le lieu
• Le programme
• Le matériel disponible
• Le budget d’organisation
• La durée de la manifestation
• Le nombre de personnes
• L’origine du matériel
• …

A chaque fois, le logisticien événementiel doit travailler sur un mode de gestion de projet sur mesure pour identifier et répondre aux besoins de chaque manifestation. Il est donc important de s’appuyer sur un prestataire disposant d’une grande maîtrise du matériel d’éclairage, de sonorisation et d’installation scénique et des problématiques liées à l’événementiel pour être en capacité de s’adapter à chaque projet et anticiper les erreurs.

Lya Pro vous accompagne dans l’organisation de votre événement en proposant son expertise et en mettant son large parc de matériel professionnel au service de la réussite de votre manifestation.

Disposer de notre propre équipement nous permet une grande réactivité et maîtrise de nos outils pour coller efficacement au plus près de nos besoins.

Vous êtes à la recherche d’un expert en logistique événementielle pour votre manifestation ? N’hésitez pas à nous contacter.